Se hai commesso un errore nella compilazione di una fattura elettronica, se hai inserito dei dati in modo errato o hai calcolato male le imposte puoi correggere il documento utilizzando la nota di credito o di debito. Questi strumenti (detto in generale note di variazione) permettono di rettificare una fattura già inviata con all’interno errori formali o sostanziali.
Scopriamo in questa breve guida cos’è la nota di credito, quando si utilizza e come si compila correttamente.
Che cos’è la nota di credito?
La nota di credito o di debito è un documento che viene emesso dal professionista per correggere o annullare una fattura elettronica errata: solitamente viene emessa successivamente al documento originale per rettificare l’eventuale errore.
Può accadere, infatti, di accorgersi di un errore nella compilazione di una fattura elettronica: può trattarsi di un prezzo inserito in modo errato, di un indirizzo, un’imposta o qualsiasi altro dato. In certi casi, come vedremo, è possibile emettere una nota di variazione per correggere l’errore senza incorrere in alcuna conseguenza.
In relazione alle variazioni dell’importo della fattura, si possono distinguere due tipologie di nota di variazione:
- nota di debito, in cui l’imponibile e la relativa imposta aumentano;
- nota di credito, in cui l’imponibile e la relativa imposta diminuiscono.
Nota di credito e nota di debito: le differenze
La principale differenza tra le note di variazione appena descritte – nota di debito e nota di credito – riguarda l’importo della fattura in questione:
- quando la variazione è in aumento, dovrai ricorrere a una nota di debito (ad esempio, se l’importo nella fattura originale è minore di quello dovuto);
- se invece la variazione è in diminuzione, dovrai emettere una nota di credito (ad esempio, nel caso in cui l’importo della fattura originale è maggiore di quello dovuto).
Se per esempio hai emesso una fattura con un importo più alto rispetto a quello del bene venduto o del servizio prestato, dovrai emettere una nota di credito verso il tuo cliente per “restituire” il denaro che ha pagato in eccesso. In caso contrario, se l’importo che hai inserito in fattura è inferiore a quello reale del bene o del servizio, dovrai emettere una nota di debito per ottenere la differenza.
Per essere certo di non incorrere in errori, è utile affidarsi a un commercialista che possa gestire la tua contabilità senza che tu debba preoccuparti degli aspetti fiscali della tua attività.
Quando emettere una nota di credito?
Ci sono diversi casi in cui è richiesta l’emissione di una nota di variazione: il più frequente è un errore all’interno della fattura elettronica, che però può essere stata accettata dal Sistema di Interscambio.
Nella fattura elettronica degli psicologi, ad esempio, potrebbe essere stata inserita una prestazione dal prezzo inesatto, oppure si potrebbe incorrere in errori nell’applicazione della marca da bollo o del contributo Enpap (può essere utile, a tal fine, comprendere come compilare la fattura di uno psicologo). Se l’errore non è formale (a livello di contenuto o struttura quindi), il Sstema di interscambio accetta la fattura, nonostante non sia corretta a livello sostanziale.
per comprendere quando emettere una rettifica a una fattura errata, proponiamo di seguito alcune situazioni che richiedono l’emissione di una nota di credito:
- fattura inviata con errore “formale” (per esempio nell’indicazione dei dati del cliente) o “sostanziale” (per esempio nel calcolo dell’imposta o nell’applicazione dell’IVA, se prevista);
- mancata applicazione di uno sconto, dove previsto;
- restituzione di prodotti difettosi con richiesta di reso;
- rescissione o annullamento di un contratto.
Entro quando emettere la nota di credito?
La scadenza entro la quale emettere una nota di credito può variare in relazione alla tipologia di errore che si intende rettificare: possiamo distinguere due situazioni diverse.
Secondo quanto previsto dall’articolo 26 del D.P.R. 633/72, non ci sono limiti temporali per la riduzione dell’imponibile in seguito al verificarsi di una di queste situazioni:
- dichiarazione di nullità, annullamento, revoca, risoluzione, rescissione e simili;
- mancato pagamento in tutto o in parte a causa di procedure concorsuali o di procedure esecutive individuali rimaste infruttuose.
Il limite per l’emissione della nota, invece, è fissato a un anno dall’effettuazione dell’operazione imponibile nelle seguenti situazioni:
- quando gli eventi si verificano a seguito di un accordo tra le parti;
- quando si debba rettificare inesattezze che abbiano dato luogo, ad esempio, a un’imposta in misura superiore a quella reale.
Come si compila?
Una nota di credito presenta le stesse caratteristiche e gli stessi campi di una fattura tradizionale, quindi l’indicazione del cedente, del cessionario, la numerazione, le modalità di pagamento, ecc. Per poter essere valida, però, deve riportare i riferimenti alla fattura rettificata e le correzioni necessarie alla fattura originale.
Facciamo un esempio di nota di credito per chiarire il metodo di compilazione corretto, nonostante alcuni software di fatturazione elettronica consentano di duplicare una fattura emessa sotto forma di nota di credito in modo da avere tutti i dati compilati in modo corretto.
All’interno di una nota di variazione non possono mancare i seguenti dati:
- dati del cedente/prestatore (ovvero il mittente);
- dati del cessionario/committente (ovvero il destinatario);
- indicazione di imponibile e imposta (o della Natura nel caso non si tratti di un’operazione imponibile);
- indicazione degli estremi della fattura precedentemente emessa e inviata;
- codice TD04 per la nota di credito.
Una volta compilata correttamente in tutti i suoi campi necessari, la nota di credito deve essere inviata al Sistema di Interscambio così come avviene per tutti gli altri documenti elettronici.
Cosa cambia per la fattura elettronica?
Come abbiamo visto, esistono dei software di fatturazione elettronica che semplificano la compilazione ed emissione della nota di variazione andando a duplicare la fattura in modo da inserire tutti i dati necessari per rettificare il documento errato.
Di fatto, quindi, l’introduzione della fattura elettronica ha semplificato la correzione dei documenti errati e ha reso più veloce la trasmissione della documentazione all’Agenzia delle Entrate.
