In alcune situazioni potrebbe essere più conveniente utilizzare una fattura proforma anziché quella tradizionale, soprattutto per evitare errori nella compilazione dei documenti fiscali. Grazie alla prefattura si possono realizzare preventivi per i clienti oppure si possono discutere dettagli prima dell’emissione della fattura elettronica definitiva.
Scopriamo che cos’è una fattura proforma, quali solo le sue caratteristiche, quando si utilizza questo documento e quali sono i vantaggi.
Che cos’è e a cosa serve la fattura proforma
La fattura proforma, o avviso di parcella, è un documento del tutto simile a una tradizionale fattura elettronica. A differenza di quest’ultima, però, non incide in alcun modo sulla tassazione e su altri adempimenti fiscali.
Infatti, la prefattura si utilizza nel caso in cui vi siano dei dettagli da discutere con il committente prima dell’invio del documento vero e proprio. Oppure si può utilizzare qualora si voglia stilare un preventivo per un eventuale servizio al cliente.
L’utilità della fattura proforma è duplice:
- permette al cliente di verificare la correttezza dei dati anagrafici e fiscali inseriti prima dell’invio della fattura vera e propria;
- permette al fornitore di correggere eventuali errori che altrimenti avrebbero dato luogo a note di credito o storni.
Quando si usa la fattura proforma
La fattura proforma, come abbiamo visto, non ha alcun valore a livello fiscale e non prevede nessun obbligo per i contribuenti. Al contempo non incide in alcun modo sulla tassazione o su altri adempimenti fiscali. Ma quando si utilizza?
Alcuni esempi in cui la fattura proforma può tornare utile sono:
- per consegnare un documento al committente affinché possa visionare i beni o servizi ceduti e il relativo prezzo per accelerare le operazioni di pagamento prima che venga emessa la fattura elettronica dello psicologo;
- per consegnare una prefattura al cliente e discutere su eventuali dettagli prima che venga emessa la fattura che, in caso di errori, potrebbe generare problemi tra storni e note di credito;
- per confermare al cliente il prezzo definitivo ed emettere la fattura reale solo a pagamento avvenuto.
I motivi per cui adottare una prefattura possono essere moltissimi ma hanno tutti una natura non fiscale. Non ci sono limitazioni all’utilizzo della proforma, spesso scelta da liberi professionisti o imprese per evitare spiacevoli situazioni. Questo documento, infatti, si può utilizzare ogni qualvolta sussista un accordo commerciale tra due soggetti economici.
La fattura proforma va registrata?
La fattura proforma non deve essere registrata in contabilità in quanto è un documento senza valore fiscale. Possiamo considerarla simile a un preventivo.
La prefattura è una sorta di fac-simile della fattura vera e propria, utile sia per il professionista, che non verserà l’IVA prima dell’incasso del compenso, sia per il cliente, che potrà prendere visione del documento riepilogativo dei costi prima di procedere al pagamento.
Differenza tra fattura e proforma
Qual è la differenza tra una fattura elettronica e una proforma? Alcune caratteristiche della prefattura ci permettono di distinguere le due tipologie di documenti.
Per prima cosa, in alto nella fattura proforma deve essere specificata la tipologia di documento utilizzando la dicitura “fattura proforma” o “avviso di parcella” o ancora “progetto di notula” . La sua numerazione è indipendente da tutte le altre fatture sanitarie e non, perciò non segue l’ordine dei precedenti documenti.
In fondo al documento, inoltre, deve essere inserita questa dicitura: “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DPR n. 633/72. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DPR n. 633/72)“.
Queste specificazioni sono fondamentali per non confondere la prefattura da un documento tradizionale, anche ai fini del calcolo delle tasse.
Come si crea una fattura proforma e cosa inserire
Molti sistemi di fatturazione elettronica, come Gesto, prevedono un modello guidato per realizzare una fattura proforma, nel quale basta inserire i dati mancanti per completare il documento.
Ad ogni modo, nella prefattura vanno inserire le seguenti informazioni:
- inserire nome e cognome del destinatario della proforma (sfruttando l’anagrafica già presente);
- specificare la tipologia del cliente (se privato o Pubblica Amministrazione);
- indicare la data del documento e il numero progressivo (spesso inserito in automatico);
- inserire i dati relativi ai prodotti da inserire nella fattura (descrizione, quantità, prezzo, scontistica applicata, IVA).
Il numero progressivo della fattura proforma non segue l’ordine di tutte le altre fatture dello psicologo, in quanto è completamente indipendente.
Si possono poi inserire nella prefattura anche eventuali ritenute, cassa previdenziale o dati di trasporto, con la possibilità di allegare altri documenti (ad esempio un preventivo, una scheda tecnica o quant’altro relativo alla commessa). Una volta completata, è possibile salvare la fattura e inviarla direttamente all’indirizzo e-mail del cliente.
Vantaggi della proforma
I vantaggi della fattura proforma sono molteplici:
- essendo un documento privo di valenza fiscale, in caso di errori il fornitore non deve emettere alcuna nota di credito. La proforma è un documento modificabile in qualsiasi momento;
- il cliente che riceve una proforma ha la possibilità di verificare prezzi, tipologia di merce venduta o di servizi prestati e la correttezza dei dati prima di ricevere la fattura elettronica definitiva;
- è possibile procedere con l’invio della fattura elettronica definitiva dopo l’avvenuto pagamento da parte del cliente.
Per alcune attività professionali, inoltre, l’utilizzo della proforma è conveniente perché permette di far decorrere i termini di pagamento del debito senza anticipare il momento impositivo dell’IVA.
