Un libero professionista che emette periodicamente fatture elettroniche o cartacee ai propri clienti potrebbe riscontrare dei ritardi sui pagamenti: in questi casi, è possibile ricorrere al sollecito di pagamento. Questo documento, inviato solitamente in forma scritta, costituisce un promemoria per il debitore, invitandolo a saldare quanto prima la fattura insoluta prima che il creditore possa ricorrere a vie legali.
Scopriamo in questa breve guida cos’è il sollecito di pagamento, quando si deve inviare e come scrivere correttamente una lettera di sollecito.
Che cos’è un sollecito di pagamento?
Un sollecito di pagamento è una comunicazione scritta che ricorda ad un debitore di saldare una fattura non ancora pagata, invitandola a farlo entro una scadenza specifica (solitamente 14 giorni), dopo la quale saranno intraprese azioni legali.
Al suo interno è bene specificare anche il metodo di pagamento da utilizzare, in modo da semplificare le procedure di recupero.
Consideriamo, ad esempio, un cliente che non ha saldato una fattura sanitaria dopo aver fruito delle prestazioni richieste. Il professionista che ha erogato la terapia può inviare dapprima un promemoria di pagamento e poi da uno a tre solleciti prima di ricorrere a vie legali. Può essere utile affidarsi a un commercialista o eventualmente a un avvocato per non rischiare di sbagliare la procedura.
Non è obbligatorio inviare tutti e tre i solleciti: si può decidere di avviare le procedure legali già dopo il primo sollecito, se lo si ritiene opportuno.
La differenza tra un sollecito di pagamento e la procedura di recupero crediti, che viene successivamente, sta principalmente nell’approccio. Infatti, il sollecito di pagamento ha generalmente un tono gentile, mentre il recupero crediti prevede il coinvolgimento di avvocati o agenzie specializzate.
Perché è importante inviare un sollecito di pagamento
Inviare un sollecito di pagamento al proprio cliente è importante per almeno tre motivi:
- permette di risolvere bonariamente la situazione, senza ricorrere a procedure legali;
- se inviato tramite raccomandata o PEC consente di interrompere i termini di prescrizione del credito e di iniziare a calcolare gli interessi di mora sul pagamento tardivo;
- potrebbe permettere di recuperare il rapporto commerciale con il cliente.
Entro quanto vanno saldate le fatture?
Quando esiste un contratto tra due parti, ad esempio tra un’azienda e un fornitore, le tempistiche di pagamento delle fatture sono solitamente definite nell’accordo stesso. In assenza di un contratto, il pagamento delle fatture deve avvenire generalmente entro 30 o 60 giorni. Questo principio è valido anche per le fatture emesse da psicologi, a meno che non sia diversamente stabilito con il cliente. In ogni caso, è importante chiarire le condizioni di pagamento prima di emettere la fattura.
Quando inviare una lettera di sollecito di pagamento?
Il primo sollecito deve essere inviato entro una settimana dalla scadenza della fattura, in modo da aumentare le probabilità di ricevere il pagamento.
Il secondo sollecito di pagamento deve essere inviato generalmente 10-15 giorni dopo il primo, se il cliente non ha ancora effettuato il pagamento. In questo caso, si può essere più insistenti, ricordando l’importo dovuto.
Il terzo sollecito, infine, va inviato circa 10 giorni dopo il secondo. Questo sollecito è di solito l’ultimo passo prima di procedere con azioni legali o altre misure formali per il recupero del credito.
Differenze tra lettera di sollecito e promemoria di pagamento
Una possibile causa del mancato pagamento di una fattura può essere lo smarrimento del documento stesso: in questo caso la comunicazione con il cliente è fondamentale per indagare sui motivi del mancato pagamento. Nella maggior parte dei casi, il cliente è in buona fede e ha semplicemente smarrito la fattura o dimenticato la scadenza.
Per questo motivo, prima di inviare un sollecito di pagamento, si è soliti fornire un promemoria al proprio cliente insolvente (anche in via telefonica) in modo da ricordare che la fattura non è stata ancora saldata.
A differenza di una lettera di sollecito, un promemoria di pagamento è ancora meno formale e ha come obiettivo quello di ricordare cortesemente al debitore che un pagamento è scaduto.
Un esempio di promemoria di pagamento, che si può inviare già dopo 2-3 giorni dalla mancata scadenza, potrebbe essere il seguente:
“Purtroppo, non siamo riusciti a identificare alcun pagamento relativo alla fattura [numero della fattura]. Nel caso avesse dimenticato di effettuare il pagamento, la preghiamo di saldare l’importo della fattura entro il giorno [data]”.
Se dopo la ricezione del promemoria il cliente non effettua il saldo, è possibile procedere con il sollecito di pagamento per poi eventualmente ricorrere a vie legali.
Come scrivere una lettera di sollecito?
All’interno del sollecito di pagamento dovrai inserire alcuni dati fondamentali affinché non venga fraintesa la situazione, ovvero:
- dati del creditore e del debitore, quindi i tuoi dati e i dati del cliente;
- indicazione del numero della fattura con il termine concordato per il versamento della somma dovuta;
- importo della fattura non saldata;
- invito a provvedere al saldo entro un certo termine, solitamente fissato a 14 giorni dal ricevimento della lettera;
- riscontro da parte del debitore per scongiurare il perseguimento di altre vie;
- copia della fattura insoluta allegata.
Di norma, un sollecito viene inviato al cliente in forma scritta, a testimonianza dell’avvenuta richiesta di pagamento. Utilizzare un indirizzo e-mail potrebbe risultare più veloce ed efficace rispetto alla posta tradizionale, ma se non dovesse bastare è possibile procedere con l’invio della raccomandata a/r o, meglio ancora, con l’utilizzo di posta elettronica certificata (PEC).
Esempio di lettera di sollecito
Il primo sollecito di pagamento deve essere cordiale e educato, ricordando al cliente l’importo dovuto senza creare tensioni. Se non ricevi risposta, il secondo sollecito deve essere più deciso, mantenendo comunque un tono professionale, e invitando a contattare l’azienda. Infine, il terzo sollecito è più formale e avvisa il cliente delle possibili azioni legali se il pagamento non viene effettuato.
Riportiamo di seguito tre esempi di lettera di sollecito di una fattura insoluta, uno per ognuno dei tre gradi di sollecito:
Primo sollecito di pagamento
Gentile Cliente,
Desideriamo informarLa che, a seguito di una verifica della Sua posizione contabile, risulta un saldo a nostro credito pari a [importo]. La fattura n. [numero fattura], inviata il [data invio] e con scadenza il [data scadenza], risulta ancora non saldata.
Vi chiediamo gentilmente di regolarizzare il pagamento entro [numero di giorni, ad esempio 10 giorni] per evitare eventuali disguidi. Il pagamento può essere effettuato tramite bonifico bancario utilizzando il seguente IBAN: [IBAN], oppure tramite assegno bancario o circolare.
Se aveste già provveduto al pagamento, La preghiamo di considerare questa lettera come nulla.
Rimaniamo a Sua disposizione per qualsiasi chiarimento e siamo certi di una rapida risoluzione della questione.
Cordiali saluti.
[Firma]
Secondo sollecito di pagamento
Gentile Cliente,
A seguito del nostro precedente sollecito inviato in data [Data Primo Sollecito], che purtroppo non ha ricevuto riscontro, siamo costretti a sollecitare nuovamente il pagamento della fattura n. [numero fattura], emessa il [data emissione], per un importo di [importo], scaduta il [data scadenza] e ancora non saldata.
Vi invitiamo a regolarizzare la Vostra posizione senza ulteriori indugi, utilizzando il seguente IBAN: [IBAN], o tramite assegno bancario o circolare.
Nel caso in cui aveste già effettuato il pagamento, vi preghiamo di ignorare questa comunicazione.
Rimaniamo in attesa di un sollecito riscontro e di una rapida risoluzione della questione.
Cordiali saluti.
[Firma]
Terzo sollecito di pagamento
Gentile Cliente,
In relazione al nostro precedente sollecito inviato il [Data Secondo Sollecito], che non ha ricevuto riscontro, vi invitiamo nuovamente a provvedere al pagamento della/e fattura/e n. [numero fattura], emessa/e il [data emissione], per un importo di [importo], entro e non oltre dieci giorni dalla ricezione della presente.
Il pagamento può essere effettuato tramite bonifico bancario utilizzando il seguente IBAN: [IBAN], o a mezzo assegno bancario o circolare.
Qualora anche questa lettera non dovesse ricevere riscontro, saremo costretti a intraprendere azioni legali per il recupero delle somme dovute.
Vi informiamo, inoltre, che la presente lettera costituisce a tutti gli effetti un atto di costituzione in mora.
Confidiamo in una rapida risoluzione e restiamo a disposizione per ogni eventuale chiarimento.
Cordiali saluti.
[Firma]
Come evitare di arrivare al sollecito: le alternative
Esistono comunque diverse azioni da intraprendere per recuperare un credito senza ricorrere da subito al sollecito: come abbiamo visto, nella maggior parte dei casi il cliente è in buona fede. Come fare in questi casi?
Per evitare di scrivere un sollecito puoi richiedere il pagamento anticipato della prestazione o quantomeno un acconto del servizio che hai erogato al cliente: così facendo resterà solo una minima parte da saldare, entro un certo termine.
In alternativa, puoi richiedere l’assistenza di un fornitore di servizi esterno (per esempio un’agenzia di recupero crediti) per riscuotere i debiti.
In alcuni casi, infine, puoi verificare il rating di credito del cliente prima di accettare ordini per avere la sicurezza che il cliente potrà e riuscira a saldare la fattura.
